Typy formularzy rejestracji

Kompletny przewodnik po systemie rejestracji na wydarzenia w Regigo

Tryby rejestracji

System obsługuje trzy tryby rejestracji, które określają, kto i w jaki sposób może się zapisać na wydarzenie.

👤 Pojedyncza rejestracja

SINGLE

Najprostsza forma rejestracji — jedna osoba zapisuje się jako jeden uczestnik.

Zastosowanie

• Warsztaty dla dorosłych

• Szkolenia indywidualne

• Spotkania networkingowe

• Wykłady i prelekcje

Formularz zawiera

• Imię i nazwisko uczestnika

• Adres e-mail

• Numer telefonu

• Zgody (RODO, polityka prywatności, zdjęcia, newsletter)

Liczenie miejsc 1 rejestracja = 1 zajęte miejsce

👨‍👧‍👦 Rodzic z dziećmi

PARENT WITH CHILDREN

Jedna osoba dorosła (opiekun/rodzic) rejestruje siebie i/lub swoje dzieci na wydarzenie.

Zastosowanie

• Warsztaty rodzinne

• Zajęcia dla dzieci (rodzic jako osoba kontaktowa)

• Wycieczki szkolne

• Półkolonie i kolonie

Formularz zawiera

• Dane opiekuna (imię, e-mail, telefon)

• Lista uczestników (dla każdego: imię i wiek)

• Możliwość dodania do 10 uczestników

• Zgody

Kluczowa opcja: „Licz opiekuna jako uczestnika"

✅ Kiedy włączyć

Wydarzenia rodzinne, gdzie rodzic aktywnie uczestniczy (np. warsztaty plastyczne dla rodzin).

❌ Kiedy wyłączyć

Zajęcia tylko dla dzieci, gdzie rodzic jedynie przyprowadza i odbiera (np. zajęcia sportowe).

🔀 Tryb mieszany

MIXED

Uczestnicy sami wybierają, czy rejestrują się pojedynczo czy jako grupa.

Zastosowanie

• Festyny i pikniki (przychodzą rodziny i osoby pojedyncze)

• Imprezy otwarte

• Wydarzenia, gdzie nie wiadomo z góry, kto przyjdzie

Formularz dynamiczny Użytkownik sam wybiera tryb rejestracji, a formularz dostosowuje się do jego wyboru.

Płatności

System obsługuje zarówno wydarzenia bezpłatne, jak i płatne z dwoma metodami pobierania opłat.

🎁 Wydarzenie bezpłatne

FREE

Rejestracja nie wymaga żadnej płatności.

Przepływ rejestracji

Wypełnienie formularza→Potwierdzenie rejestracji→E-mail z potwierdzeniem

💳 Płatność online (Stripe)

ONLINE

Automatyczna płatność przez karty płatnicze, BLIK, przelewy online.

Wymaganie Organizacja musi mieć połączone konto Stripe.

Przepływ rejestracji

Formularz→Stripe Checkout→Płatność→Potwierdzenie

Dodatkowe funkcje

• Automatyczne zwroty — przy anulowaniu rejestracji środki wracają automatycznie

• Faktury — uczestnik może zaznaczyć „Chcę fakturę" i podać dane firmy (NIP, adres)

Obliczanie ceny Cena jednostkowa × liczba uczestników

🏦 Płatność ręczna

MANUAL

Organizator sam odbiera płatności (przelew bankowy, BLIK na telefon, gotówka).

Przepływ rejestracji

Formularz→Instrukcje płatności→Przelew→Ręczna weryfikacja

Kiedy używać

• Gdy organizacja nie ma konta Stripe

• Dla małych, lokalnych wydarzeń

• Gdy preferowana jest płatność gotówką na miejscu

Lista rezerwowa

System oferuje automatyczne zarządzanie listą rezerwową, gdy wszystkie miejsca są zajęte.

✋ Tryb ręczny

Organizator sam decyduje, kogo zaprosić z listy rezerwowej.

Przepływ

1. Wydarzenie się zapełnia

2. Nowe rejestracje trafiają na listę rezerwową

3. Gdy zwolni się miejsce — organizator widzi powiadomienie

4. Organizator wybiera osobę i klika „Zaproś"

5. Osoba otrzymuje e-mail z zaproszeniem

Zalety Pełna kontrola nad tym, kto zostanie zaproszony. Możliwość priorytetyzacji (np. stali uczestnicy).

⚡ Tryb automatyczny

System automatycznie przenosi osoby z listy rezerwowej, gdy zwolnią się miejsca.

Przepływ

1. Wydarzenie się zapełnia

2. Nowe rejestracje trafiają na listę rezerwową

3. Gdy zwolni się miejsce — system automatycznie przenosi najstarszą rejestrację

4. Osoba otrzymuje e-mail/SMS o przeniesieniu

Zalety Zero pracy ręcznej. Natychmiastowe wypełnianie miejsc. Sprawiedliwa kolejność (FIFO).

Inteligentne dopasowanie miejsc System sprawdza, czy liczba uczestników w rejestracji zmieści się w dostępnych miejscach. Przykład: Zwolniło się 1 miejsce, ale następna osoba na liście ma 3 uczestników → system pomija i szuka rejestracji z 1 uczestnikiem.

Statusy rejestracji

Każda rejestracja może mieć jeden z poniższych statusów:

Auto-akceptacja vs. Ręczna akceptacja

⚡ Auto-akceptacja (domyślnie)

• Nowe rejestracje od razu otrzymują status „Zaakceptowany"

• Szybszy przepływ

• Mniej pracy dla organizatora

✋ Ręczna akceptacja

• Nowe rejestracje otrzymują status „Oczekuje akceptacji"

• Organizator musi zatwierdzić każdą rejestrację

• Przydatne dla wydarzeń wymagających weryfikacji

Zgody i RODO

Każdy formularz rejestracji zawiera sekcję zgód zgodną z RODO:

Podsumowanie — Który tryb wybrać?

Przykładowe scenariusze

🎨 Warsztaty ceramiczne dla rodzin RODZIC Z DZIEĆMI

Tryb: Rodzic z dziećmi

Opiekun jako uczestnik: ✅ Tak

Maks. uczestników: 20

Płatność: Online (Stripe)

Cena: 50 zł/osoba

Lista rezerwowa: Automatyczna

Efekt: Rodzina 2+2 (rodzice + dwoje dzieci) zapłaci 200 zł i zajmie 4 miejsca.

💃 Zajęcia taneczne dla dzieci RODZIC Z DZIEĆMI

Tryb: Rodzic z dziećmi

Opiekun jako uczestnik: ❌ Nie

Maks. uczestników: 15

Płatność: Ręczna (przelew)

Cena: 30 zł/dziecko

Lista rezerwowa: Ręczna

Efekt: Rodzic zapisuje 2 dzieci, płaci 60 zł przelewem, zajęte zostają 2 miejsca. Rodzic jest tylko osobą kontaktową.

🤝 Spotkanie networkingowe POJEDYNCZA

Tryb: Pojedyncza

Maks. uczestników: 50

Płatność: Bezpłatna

Auto-akceptacja: ✅ Tak

Lista rezerwowa: Automatyczna

Efekt: Każda osoba rejestruje się indywidualnie, natychmiast otrzymuje potwierdzenie. Gdy zapełni się 50 miejsc, kolejni trafiają na listę rezerwową.

Regigo — System rejestracji na wydarzenia dla NGO i lokalnych społeczności